Skip to main content
SCA

Verplichtingen GDPR

Als accountantskantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens en in dit kader delen wij u het volgende mee.

De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking hebben op u in uw hoedanigheid van klant van het kantoor, maar ook op u als zakelijke relatie van onze klanten (zoals in het geval dat u leverancier of klant bent van onze klant). In elk geval dienen wij u als betrokkene van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden op het volgende te wijzen.

1. Verantwoordelijke medewerker

De individuele medewerker die verantwoordelijk is voor de toepassing van de bepalingen is:


2. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

A. Toepassing van de Wet van 18 september 2017

In het kader van de wet tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten:

  1. Ons kantoor moet met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens inwinnen: naam, voornaam, geboortedatum, geboorteplaats en, in de mate van het mogelijke, het adres.
  2. Voor de uiteindelijke begunstigden van cliënten moeten wij de volgende gegevens verzamelen: naam, voornaam en, indien mogelijk, geboortedatum, geboorteplaats en adres.

De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij geen zakelijke relatie aangaan (art. 33 Wet van 18 september 2017).

B. Verplichtingen ten aanzien van overheden

Wij verwerken persoonsgegevens in uitvoering van wettelijke verplichtingen opgelegd door Belgische, buitenlandse of internationale instanties, bijvoorbeeld fiscale en sociale wetten (zoals BTW-listings, fiscale fiches).

C. Uitvoering van overeenkomsten

Wij verwerken persoonsgegevens van cliënten, hun personeel, bestuurders en andere betrokkenen (zoals leveranciers of klanten) om boekhoudkundige en fiscale diensten uit te voeren. Zonder deze gegevens kunnen wij onze opdrachten niet correct uitvoeren.


3. Welke persoonsgegevens en van wie?

Ons kantoor verwerkt persoonsgegevens zoals:

  • Voornaam, naam, e-mailadres, biometrische gegevens (kopie e-ID of paspoort), adres, ondernemingsnummer, nationaal nummer.
  • Specifieke gegevens voor belastingaangiftes via Tax-on-web (bijvoorbeeld gegevens over kinderen, vakbondslidmaatschap, politieke organisaties, medische gegevens).

    Deze gegevens kunnen afkomstig zijn van de betrokkenen zelf, hun familieleden, cliënten (over hun werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers of aandeelhouders), of openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad, en de Nationale Bank van België.

    Persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.


    4. Ontvanger van gegevens

    De persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld voor zover nodig met:

    • Third service providers: Bijvoorbeeld voor e-boekhoudsoftware (zoals Octopus, Exact Online) en e-organisatiesoftware (Fid Manager).
    • Externe medewerkers: Zoals bedrijfsrevisoren, notarissen, en IT-ondersteunende diensten.
    • Wettelijk bevoegde overheden of bij wettelijke verplichtingen.

    Wij informeren betrokkenen vooraf bij een eventuele uitwisseling en vragen om hun uitdrukkelijke toestemming.


    5. Veiligheidsmaatregelen

    Wij hebben procedures opgesteld om ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. Deze gelden zowel voor interne processen als voor externe verwerkers waarmee wij samenwerken.


    6. Bewaringstermijn

    6.1. Wettelijke bewaartermijn (Wet van 18 september 2017)

    Identificatiegegevens en bewijsstukken worden maximaal tien jaar na het einde van de zakelijke relatie of na een occasionele verrichting bewaard.

    6.2. Andere persoonsgegevens

    Worden bewaard zolang als wettelijk vereist door bijvoorbeeld boekhoud-, fiscale of sociale wetgeving.

    6.3. Na de bewaartermijn

    Persoonsgegevens worden gewist tenzij een andere wetgeving een langere termijn voorschrijft.


    7. Rechten van betrokkenen

    7.1. Beperkingen door Wet van 18 september 2017

    Betrokkenen hebben geen recht op toegang, rectificatie, vergetelheid, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar of niet-profilering voor persoonsgegevens verwerkt in het kader van deze wet. Deze rechten kunnen indirect worden uitgeoefend via de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 8).

    7.2. Andere persoonsgegevens

    Voor rechten betreffende andere persoonsgegevens kunnen betrokkenen contact opnemen met de verantwoordelijke medewerker van het kantoor.


    8. Klachten

    Bij klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met:

    Gegevensbeschermingsautoriteit
    Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
    Tel: +32 (0)2 274 48 00
    Fax: +32 (0)2 274 48 35
    E-mail: commission@privacycommission.be
    Website: https://www.privacycommission.be